セキュリティリサイクル研究所

金融機関様では、本部だけではなく営業店単位でも膨大な文書を保管しています。
そのため、それらの文書を効果的に保管・移管する、統一された運用ルールが必要不可欠になります。
しかし現状では、多くの金融機関様が運用面で営業店任せになっており、結果として営業店事務作業の煩雑さを招いています。

文書発生のたびに保存期限を計算し、文書保存台帳へ手書きで記載しているため、記載ミスで本来の期限よりも長く保存している。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　また、倉庫への移管に関して、対象文書を営業店の裁量で行っている、という金融機関様のお話をよく伺います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　この状態では、増え続ける文書により営業店の保管スペースが圧迫され、管理の煩雑さも招いています。

多くの金融機関様では、営業店スペースの効率化や文書整理にも効果的であるため、規模は違っても文書保存用の倉庫を所有しています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、文書量に対し充分なキャパシティを確保出来ていないことも多く、一部の文書のみであったり、本来はすでに移管すべき文書が営業店に残されたりし、スペースの圧迫や業務の煩雑化を招いています。

文書管理規程があるにも関わらず、運用マニュアル（作業手順）が整備されておらず、保管の際に使用するファイル用具や背表紙などの統一ルールがない金融機関様も多く見受けられます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　このような状態では、各営業店担当者がそれぞれファイル用具を準備をすることになり、営業店の事務負担は大きくなります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業店ごとにローカルルールが加わり、ファイル用具・背表紙の材質や色、表記方法もバラバラになり、統一的な管理をすることが困難になります。

文書保存台帳は手書きで管理しているという、金融機関様が多く見受けられます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そのため、文書保存台帳が担当者によって文書名が異なったり、保存期間・保存期限を間違って記載されてしまう場合も少なくありません。

日々大量の文書が発生する金融機関様では、文書の所在を把握することが非常に困難です。
これは、文書の管理を各営業店に委任することで、管理主管部門が全体の文書量・所在を把握しづらくなっていることも大きな要因となっています。

自行倉庫、外部倉庫に関わらず、保存した文書を取り出すには、閲覧申請や各拠点への現物移動などで、時間的労力や手間・輸送コスト・紛失等リスクが発生します。

文書をせっかく電子化しても、その電子ファイルを簡単に検索できる環境を整えなければ、効率的とはなりません。

文書管理は、良いシステムの導入やコンサルティング会社と契約したからといって、必ずしも成功するものではありません。
コンサルティングにより決定した運用やルールを実際の業務フローに落としこみ、管理システムとの連携を図り、継続的な運用ができなければいけません。
また、ルールばかりに重点を置き、本来の業務に支障をきたすようでは良い仕組みとは言えず、継続的な運用も困難でしょう。
とくに書類の種類が膨大な金融機関様においては、それが顕著に現れます。