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その文書保管業者、
本当に任せて大丈夫ですか？
機密文書の外部保管は、料金だけで選ぶと情報漏洩や管理トラブルにつながります。総務・コンプライアンスご担当者に向けて、失敗しない委託先選定の7つの基準を解説します。WEBシステム「BUNTAN」で文書を1件単位までリアルタイム管理する、専門会社ならではの文書保管をご紹介します。
文書保管の外部委託とは、社内の書類や機密文書を、専門会社の情報管理センターで保管・管理してもらうサービスです。オフィスの省スペース化とコスト削減に加え、専用施設のセキュリティ環境で文書を守れるのが利点です。ただし委託先の管理品質は業者によって大きく異なるため、セキュリティ・認証・在庫管理・専門性などの基準で慎重に選ぶ必要があります。株式会社SRIは、保管からWEBシステム「BUNTAN」での在庫管理、電子化・機密抹消までを一貫管理できる専門会社です。
文書保管を外部委託する4つのメリット
オフィス内の収納什器や賃料面積を削減。都心のオフィスコストを、書類を外部に移すことで大幅に圧縮できます。
入退室管理・防犯・防火・耐震を備えた専用の情報管理センターで保管。社内キャビネットより格段に安全です。
在庫管理・検索・取り出し・廃棄までを専門会社に一括委託。総務部門の手間と属人化を解消します。
重要文書を堅牢な施設に分散保管することで、災害時の紛失・滅失リスクに備えられます。
失敗しない委託先選定 7つの基準
「料金が安いから」で選ぶのは危険です。下記7つの観点で比較すれば、安全で長く付き合える委託先を見極められます。
- 文書保管の専門会社か
物流・貨物倉庫の一角ではなく、文書保管に特化した専門会社か。専門性は管理品質に直結します。
- セキュリティ体制は万全か
入退室管理・監視・防火・耐震など、情報管理センターとしての物理的セキュリティが整っているか。
- 第三者認証を取得しているか
ISO9001（品質）・ISO27001（情報セキュリティ）・プライバシーマークの取得は、客観的な信頼の証です。
- 在庫・取り出しの情報管理は徹底されているか
箱単位・ファイル単位・1件単位で在庫を把握でき、WEB上でリアルタイムに確認・検索できる仕組みがあるか。
- 拠点・部署をまたいだ情報共有ができるか
複数拠点・複数部署で文書情報を共有し、アクセス権限を管理できる仕組みがあるか。
- 保管から電子化・抹消まで対応できるか
保存期限管理と連動し、電子化や機密抹消までワンストップで完結できるか。業者の使い分けが不要になります。
- コストは管理品質に見合っているか
料金は重要ですが、安さの裏で管理品質が犠牲になっていないか。総合的なコストパフォーマンスで判断します。
SRIの文書保管が選ばれる理由
文書管理に特化した専門会社
機密文書管理に特化し、保管・電子化・ファイリング・抹消・コンサルティングまで文書ライフサイクルを一元管理。倉庫業者とは管理品質が異なります。
WEBシステム「BUNTAN」で1件単位のリアルタイム管理
保管文書の在庫状況を書類1枚単位までリアルタイムに確認可能。取り出し依頼・廃棄申請・承認ワークフローがオンラインで完結し、オンデマンド電送・リモート閲覧にも対応します。
第三者認証を取得した安心の管理体制
品質・情報セキュリティ・個人情報保護の第三者認証を取得。大手上場企業や金融機関にも選ばれています。
よくあるご質問
文書保管を外部委託するメリットは何ですか？
倉庫業者と文書保管の専門会社は何が違いますか？
預けた文書はすぐ取り出せますか？
選定で最も重視すべき基準は何ですか？
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