機密文書電子化サービス - 書類をスキャニング・PDF電子化 -
全ての文書を電子化する必要があるのか
社内にあるすべての文書を電子データ化するには莫大なコストが必要となりますが、数百万～数千万円という費用をかけて処理しても、閲覧しない文書が多いのでは、その分のコストが無駄となってしまいます。
そこでSRIでは、事前に文書管理コンサルティングを行った上で、文書ライフサイクルを考慮に入れ、閲覧・活用頻度が高い、必要な文書のみをリストアップしてデータ化することをお奨めしております。
上のグラフのように、文書の種類や時間の経過とともに閲覧頻度が異なってきます。
電子化の対象となる文書とは、主に閲覧頻度の高い文書です。
法定年限待ちの文書などは、外部倉庫や文書庫などで保管したほうがよいでしょう。
永年保存文書の場合も保管をお勧めしますが、もし原本が数少ないため劣化防止やバックアップとして電子化したい・閲覧は原本ではなく電子媒体でという場合は電子化がよいでしょう。
電子データ化のメリット
スペースセービング ＜保管スペースの削減＞
PDFファイルへ変換することで膨大な文書を保管していたスペースは不要となり、管理コストの削減につながります。さらに空いたスペースを別の用途へ有効活用できます。
検索の効率化
電子化したPDFファイルに目次（しおり）やOCRを付加して、WEBで検索できるようにすることによって、必要なデータの検索が容易になり、業務のスピードアップや合理化によるコスト削減が可能です。
情報の継承・共有化
電子化により、ファイル共有、メール送信、WEB公開、コピーなど文書の利便性が高まります。また、高度なRSAセキュリティを設定することができますので、情報の閲覧を制限することも可能です。
バックアップ
文書を一旦スキャニングし、データ化してしまえば、複製・バックアップは非常に簡単にできます。災害に備えて文書を電子化し、メディアやオンラインストレージなどで保管しておけば、情報消失を防ぐことができます。
電子文書の原本性確認要件の3つの課題をクリア
完全性の確保 ～改変履歴の記録と長期的保存・保管～
- PDFは、仕様が公開された世界標準のフォーマット
- 電子署名、タイムスタンプにより、文書の完全性と本人性を保証できる
機密性の確保 ～アクセス制限・履歴管理～
- セキュリティにより文書の秘密保持、および改ざんを防ぐ事ができる
見読性の確保 ～いつでも必要時に閲覧が可能～
- 無償の閲覧ソフト Adobe Reader
- クロスプラットフォーム
