部署・支店ごとに契約書の管理状況がわからない
契約書は各部署や支店に任せて管理しているのですが、先日、部署によっては台帳がないことや紛失していることが内部監査により発覚した。
一括管理するにしても、今後の運用方法やどこから手をつけたら良いかがわからない。
何か良い解決策はないだろうか？
業務に支障がでない形で電子化したい
契約書の閲覧頻度が高いため、電子データ化することを検討している。
しかし、全てをスキャニングする手間やコスト、終わるまでに時間がかかるので、その間閲覧が出来ないことは業務に支障がでてしまう。
何か良い解決策はないだろうか？
契約書の内容をすぐ確認したい
お客様から契約内容について急ぎの問い合わせがあったがすぐに出てこないので、課員全員で探すはめに……
管理担当者のＹさんがお休みだった為、見つからず。
結局その日は見つけることは出来ず対応が遅れてしまい、クレームになってしまった。
その人がいないと業務が止まるという仕組みの改善が社内で急務となっている。何か良い解決策はないだろうか？
契約書の期限管理ができない
契約書は総務部で全社分取りまとめて管理している。
営業部にA社との契約解除を依頼され手続きを行ったところ、3か月前に告知が必要だとわかり3カ月分の無駄なコストが発生してしまった。
何か良い解決策はないだろうか？
